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正しい協会の事務局の仕事とは【7つの視点から探る】

協会の事務局とは

事務局と聞くと、「ユーザーからの問い合わせを受け付けるところ」というイメージがあるかもしれません。

確かに、そうです。セミナービジネスでは、受講生からの講座に関する質問や、あるいは当日の会場や時間などの問い合わせなどに対して、個々に質問を受け付ける部局になります。

しかし、協会の事務局となると、問い合わせを受け付けるだけが仕事ではありません。協会の業務全般に携わります。

ここでは、正しい協会の事務局がどんな業務をこなさなければならないのか、業務内容や心構えなどを確認していきたいと思います。

1. 事務局とは

「事務局」とは、

  • 運営上の諸事務を担当する部局
  • 運営を統括し、その目的を実現するための実質的作業を行う部局

となります。

協会の組織図

2. ホテルをイメージするとわかりやすい

事務局をイメージする際に、「セミナー事務局」や「コンサート事務局」を思い浮かべると、ユーザーからの問い合わせを受ける部署のような印象を持つでしょう。

あるいは、セミナー開催の連絡やコンサートチケットを発送する部署の印象があるかもしれません。

ところが、「ホテル」を思い浮かべるとどうでしょう?

「ホテル=事務局」と考えてみてください。

すると、ホテルの最高責任者は、ホテルの支配人になります。

「ホテルの支配人=事務局長」です。

さて、ホテルは、多くの場合、ホテルの運営会社があります。大きな企業になると、日本中、世界中にホテルチェーンを持っています。

実際にホテルを運営しているのは、支配人以下、ホテルのスタッフになりますが、出資し、経営しているのは、本社になります。

「本社=協会本部(理事会)」となります。

  • 本社  : 協会本部(理事会)
  • 事務局 : ホテル
  • 事務局長: ホテルの支配人

事務局は、この感覚を大事にしてください。

宿泊客からすれば、本社は見えてきません。宿泊し、様々なサービスを受けるホテルとそのスタッフしか見えません。ホテルがその会社そのものになります。

協会も同じように考えてください。理事は直接受講生さんと接する機会は少ないです。受講生さんとやり取りを行う事務局の対応やあり方が協会そのものになります。

従って、ある意味、事務局が一番大事な部局とも言えます。

とはいえ、立ち上げ当初は、理事長さんや理事の方々が報酬を顧みずに働かなければならないかもしれません。その場合、多くの経験を生かして、徐々に理想の事務局員を育てなければなりません。

3. 事務局のメンタリティ

事務局の心構えは以下の通りです。

① 安定した事業運営 、予算管理のプロフェッショナルであること

組織の根幹を支えるバックオフィス的な役割を行います。

② 働き甲斐ある組織作り、成長サポートのプロフェッショナルであること

人材戦略は、サービスの質=働いている人の質です。

③ 講師の伴走者であること

講師に権限を委譲して、活躍できる機会を与えます。

いずれにせよ、受講生が気持ちよく講座を受講できるように、必要な手配を行うことが事務局のあり方です。同時に、講師が講師業務に専念できるように、必要な手配を行うことが事務局のあり方です。

4. 事務局の主なタスク

事務局のタスクは以下の通りです。

4-1. 開講予定の告知

  • 講師と日程調整をし、開講スケジュールを決める
  • 開講スケジュールをウェブなどにUPする
  • 会場予約をする

4-2. 問合せ対応

  • 問合せメールを関係者と共有する
  • 事務局が回答すべきものについて回答する

4-3. 受講申込受付~講座当日に向けた準備

  • 申込メールが来たら、確認メールを返信する
  • 期日を過ぎても受講料の振込がない場合は、リマインドする
  • 受講前に受講生に送るものがあれば送る
  • 受講者名簿(出席簿)を作成する
  • 教材等の一式を人数分、用意する
  • 講師がスケジュールをうっかり忘れないよう、事前にリマインドする

4-4. 講座当日のアテンド

  • 受付を行う
  • 教材などを配布する
  • ビデオ撮影する
  • ホワイトボード用のペンが不足していた場合などは、補充する
  • 教室の空調の管理などに気を配る

4-5. 名簿管理

  • 受講生名簿を厳密に管理し、つねにアップデートする

4-6. 受講生・修了生・インストラクターへの業務連絡

  • 必要な業務連絡を行う
  • 会員向けメルマガ等を送る

4-7. その他

  • 講師料の支払い情報を、資金管理者に伝える

5. 各部門の責務

各部門の責務は以下の通りです。

  • 代表理事

一般社団法人◯◯協会を代表する立場。法人全般について責任を負う

  • 理事

理事会の負託を受けて、以下の責務を負う

  1. 中長期ビジョン達成に向けた執行体制の確保
  2. ビジョンに沿った組織の安定化と関係づくり
  3. 新規事業の立案・計画
  4. 外部に対する団体の活動の普及と支援の確保
  • 事務局

総会、理事会で定められたビジョンを達成するために責務を負う

  1. 年次事業計画・予算の適切な執行
  2. 理事会と事務局の円滑な関係構築のための調整
  3. スタッフが最大限発揮できるような人事配置・評価の仕組みの構築
  4. 適切な財務管理、理事への報告

6. 事務局と理事会

事務局は、メールでの業務報告や相談、日誌の作成など、現場での出来事や考えを理事会と共有することが大切です。

年に数回、個別のミーティングを取り、悩みを聞き、期待していることを伝えましょう。

7. いい組織に必要なこと

いい組織に言える共通点は以下の通りです。

7-1. ミーティングより、コミュニケーションを大切にしよう

人間関係が良い組織ほど、ミーティングが少く短いです。ミーティングしなくても情報が共有できているからです。 

社内の人間関係は、最終的に顧客応対にも影響を与えます。 

7-2. 元気な人を側に置こう

元気はあるけれど仕事ができない人っていませんか? 

こういう人は、効率主義の世界では真っ先に切られますが、実は簡単には切ってはいけない人なのです。この人のお陰で、周りはたくさんの元気をもらっています。 

非効率的という理由で人を切り捨てる組織は、いずれ活力を失います。 

7-3. 組織力はNo.2で決まる

組織力はNo.2で決まります。

起業家は決断力や行動力は優れていますが、計画性や論理力が足りないことがあります。そのため、No.2の事務局がしっかりすれば組織力も高まります。

7-4. 会員のメッセージ

協会に対し、会員は常にメッセージを発しています。

言葉、態度、数字で伝えてきます。それをどれだけキャッチできるかです。 会員のメッセージを聞きとり、愛される協会を作りましょう。

7-5. 悪い情報ほど、報告しよう

優先順位一番の報告は、悪い情報です。 

良い情報は報告しなくても会社は潰れません。 悪い情報は報告しなければ会社は潰れます。 

7-6. ミスを責めると、組織は崩壊する

「ミスを責めれば、ミスは減る」という考えは間違いです。

一見、ミスは減ったように見えます。しかし現実は違います。ミスが減っているように見えているのは、ミスを隠しているからです。

7-7. 適材適所

5人で済む仕事を6人ですると、5人でしたときよりも時間がかかります。また、人間関係のいざこざも増えます。

仕事に対し人数が無駄に増えると、非効率になるものです。適材適所という言葉がありますが「適数」も存在します。

8. まとめ

協会の事務局は、いわば、協会そのものです。

受講生にとっては、協会の事務局はいつも自分が接するところで、自分の思いを直接伝えられるところになります。

従って、協会の事務局は、単に問い合わせを受け付けるだけの意識で仕事をしてはいけません。

受講生は協会の会員ですの。半ば、人生の一端を担う意識で接する存在です。協会の理念に則って、業務全般に携わり、受講生さんと接していきましょう。

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